Der Haupt­vor­teil ist die expli­zi­te Unter­stüt­zung von Kol­la­bo­ra­ti­ons-Work­flows. In einer Shared Mail­box sehen zwar alle die glei­chen E‑Mails, aber die Orga­ni­sa­ti­on (Wer ant­wor­tet? Ist das schon erle­digt?) muss extern erfol­gen. In einer Goog­le Group kön­nen Sie eine E‑Mail wie ein Ticket an einen Kol­le­gen “zuwei­sen” und den Sta­tus zen­tral ver­fol­gen. Es ist ein Mini-Ticket-Sys­tem direkt in Ihrem Post­ein­gang.

Der Zugriff auf Goog­le Groups ist pri­mär für die Nut­zung über die Web­ober­flä­che von Goog­le Groups opti­miert. Ein direk­ter Zugriff über Out­look wie bei einer Shared Mail­box ist nicht vor­ge­se­hen. Der Mehr­wert ent­steht gera­de durch die Nut­zung der spe­zi­el­len Kol­la­bo­ra­ti­ons-Funk­tio­nen in der Web-Ober­flä­che. Wir beglei­ten Ihr Team in Ber­lin bei die­ser Umstel­lung.

Wir ana­ly­sie­ren vor der Migra­ti­on, wel­che Benut­zer “Voll­zu­griff” oder “Sen­den als”-Berechtigungen auf die alte Shared Mail­box hat­ten. Die­se Berech­ti­gungs-Struk­tur über­set­zen wir dann in die ver­schie­de­nen Mit­glie­der-Rol­len (z.B. Mana­ger, Mit­glied) der neu­en Goog­le Group, um sicher­zu­stel­len, dass jeder Mit­ar­bei­ter die pas­sen­den Rech­te erhält.