Revi­si­ons­si­cher bedeu­tet, dass digi­ta­le Doku­men­te so gespei­chert wer­den, dass sie über die gesam­te gesetz­li­che Auf­be­wah­rungs­frist (oft 10 Jah­re) unver­än­der­bar, voll­stän­dig, auf­find­bar und maschi­nell aus­wert­bar sind. Ja, jede Orga­ni­sa­ti­on, die eine digi­ta­le Buch­füh­rung hat – und dazu zählt auch die digi­ta­le Spei­che­rung von Spen­den­be­le­gen oder Rech­nun­gen – muss die GoBD ein­hal­ten und benö­tigt daher eine revi­si­ons­si­che­re Archi­vie­rung. Ein nor­ma­les Back­up oder eine ein­fa­che Datei­ab­la­ge erfüllt die­se Anfor­de­rung nicht.

Die Ver­fah­rens­do­ku­men­ta­ti­on ist das “Hand­buch” Ihrer digi­ta­len Pro­zes­se für das Finanz­amt. Sie beschreibt detail­liert, wie ein Beleg (z.B. eine Spen­de) in Ihrem Haus digi­tal ver­ar­bei­tet wird: vom Ein­gang über die Ver­bu­chung bis hin zur fina­len, revi­si­ons­si­che­ren Archi­vie­rung. Sie ist der schrift­li­che Nach­weis, dass Ihre Pro­zes­se ord­nungs­ge­mäß und nach­voll­zieh­bar sind. Eine feh­len­de Ver­fah­rens­do­ku­men­ta­ti­on gilt als for­mel­ler Man­gel, der im schlimms­ten Fall zu einer Schät­zung durch den Prü­fer füh­ren kann.

Ja, grund­sätz­lich gel­ten die DSGVO und die GoBD für alle Ver­ei­ne und Orga­ni­sa­tio­nen, unab­hän­gig von der Grö­ße. Der Umfang der Maß­nah­men muss jedoch “ange­mes­sen” sein. Für einen klei­nen Ver­ein wird kei­ne so kom­ple­xe Doku­men­ta­ti­on erwar­tet wie von einem gro­ßen Wohl­fahrts­ver­band. Wir hel­fen Ihnen, eine prag­ma­ti­sche, schlan­ke und für Ihre Grö­ße pas­sen­de Lösung zu fin­den, die die wesent­li­chen recht­li­chen Anfor­de­run­gen erfüllt, ohne Sie mit Büro­kra­tie zu über­las­ten.